Onboarding: A Importância da Integração de Novos Colaboradores para o Sucesso Organizacional
O processo de onboarding (palavra em inglês que é
traduzida para o português como "embarque" ou "integração"), é
uma etapa crucial para o sucesso de novos colaboradores em uma empresa e para a
retenção de talentos dentro de uma organização, mais do que apenas uma
introdução às funções e políticas da empresa, essa prática envolve a adaptação
cultural, a integração social e o desenvolvimento das habilidades necessárias
para que o novo funcionário possa contribuir de forma eficaz.
Um programa de onboarding bem estruturado não só acelera o tempo de adaptação, mas também impacta diretamente na produtividade, no engajamento e na satisfação dos colaboradores como veremos mais detalhamente a seguir.
O Que é Onboarding?
Onboarding é o processo estruturado que
visa a integração e adaptação de novos colaboradores a uma organização esse
processo envolve a familiarização com a nova cultura corporativa, os valores, as
normas, os procedimentos e as expectativas do cargo. Além disso, inclui a
introdução a ferramentas e sistemas utilizados no dia a dia de trabalho além da criação de conexões interpessoais com colegas e líderes da
empresa.
Ao contrário de uma integração informal ou de um simples
treinamento inicial, o onboarding é uma prática contínua que pode durar semanas
ou até meses, dependendo da complexidade da função e da organização, nela o objetivo
é garantir que o novo colaborador se sinta acolhido, compreenda suas responsabilidades
e tenha os recursos necessários para ser produtivo e bem-sucedido na sua trajetoria profissional na empresa.
Benefícios de um Onboarding bem estruturado
Um programa de onboarding bem executado oferece
uma série de benefícios para a organização e para os colaboradores, tais como:
1. Maior Engajamento e Retenção de Talentos
Colaboradores que passam por um processo de
onboarding estruturado tendem a se sentir mais conectados à empresa e aos seus
colegas, o que resulta em um maior nível de engajamento, além de ajuda a construir uma relação positiva desde o início, aumentando as chances de continuidade do colaborador. Empresas que investem em onboarding eficiente alcançam taxas de
turnover até 50% menores nos primeiros anos de emprego, de acordo com estudos
da Society for Human Resource Management (SHRM).
2. Aceleração da Produtividade
Ao fornecer o treinamento adequado, apresentar ferramentas e recursos e garantir uma integração o mais completa possivel, o onboarding permite que os colaboradores atinjam o pico de produtividade mais rapidamente, pois um funcionário que entende suas responsabilidades, os processos da empresa além de como colaborar com a equipe está mais apto a contribuir de maneira eficaz.
3. Integração à Cultura Organizacional
Uma parte fundamental do onboarding é a familiarização do colaborador com a cultura organizacional, quando são bem orientados, os novos colaboradores compreendem, não apenas suas funções operacionais, mas também as expectativas da empresa com relação a ele. Isso contribui para o desenvolvimento de trabalho mais assertivo e focado.
4. Melhoria da Experiência do Colaborador
A primeira impressão que um novo colaborador tem
da empresa é crucial, um programa de onboarding bem planejado oferece uma
experiência de integração positiva, o que fortalece a percepção da empresa como
um bom lugar para se trabalhar e consequentemente o desejo de permanecer na empresa. Além disso, um bom processo de onboarding pode
ser visto como um diferencial competitivo, uma vez que contribui para o
fortalecimento da marca empregadora (employer branding).
5. Redução de Custos
A rotatividade de funcionários gera custos significativos para as empresas, desde o recrutamento, pagamento de rescisões e multas, até a substituição de colaboradores, o que torna ainda mais importante investir em um bom programa de onboarding que reduza o turnover e evite os gastos recorrentes das substituições.
Etapas do Processo de Onboarding
Um programa de onboarding bem-sucedido deve ser planejado cuidadosamente, com várias etapas que facilitem a jornada do novo colaborador, tais como:
1. Pré-onboarding
O processo de onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho, durante essa fase, o colaborador recebe informações sobre sua nova posição, documentos a serem preenchidos, benefícios e e datas de integração e inicio das atividades no setor.
Essa etapa também pode incluir a preparação do
espaço de trabalho, como configurar a estação de trabalho, criar acessos a
sistemas internos a fim de preparar o material necessário para o primeiro dia,
garantindo que o novo colaborador tenha tudo o que precisa para começar com o "pé direito".
2. Primeiro Dia de Trabalho
O primeiro dia é crucial para a impressão que o
novo colaborador terá da empresa. um bom onboarding no primeiro dia pode comemar com:
- Boas-vindas personalizadas: Uma recepção calorosa, com um tour pelas instalações e apresentações aos colegas e gestores;
- Reuniões com o gestor direto: Um encontro para discutir as expectativas e primeiras instruções.
3. Treinamento e Capacitação
A fase de treinamento é essencial para garantir
que o colaborador tenha todas as habilidades e conhecimentos necessários para
desempenhar seu papel, essa etapa pode incluir:
- Treinamento inicial: Instruções básicas sobre a estrutura da empresa, missão, visão, valores, códigos de conduta e recomendações de segurança.
- Treinamentos técnicos sobre as
ferramentas e sistemas que o colaborador utilizará.
- Workshops ou programas
de desenvolvimento sobre temas importantes para o
cargo, como habilidades de comunicação, gestão de projetos ou liderança.
- Mentoria: A
designação de um mentor ou colega que possa orientar o novo colaborador,
responder perguntas e fornecer suporte no dia a dia.
4. Integração Social
A integração social é um dos aspectos mais
importantes do onboarding, criar oportunidades para que o novo colaborador se
conecte com seus colegas ajuda a construir um ambiente de colaboração e
confiança, dicas para realização dessa etapa seria:
- Reunião de boas-vindas ou eventos
sociais para promover interações informais.
- Programas de Apadrinhamento: Nomeação de um colega que ajude o novo colaborador a entender a dinâmica da equipe e se integre mais rapidamente ao grupo
O onboarding não deve terminar após as primeiras
semanas, um processo eficaz envolve acompanhamento contínuo ao longo dos
primeiros meses de trabalho, com reuniões regulares para fornecer feedback,
esclarecer dúvidas e avaliar o progresso do colaborador. Essa prática permite
ajustar o desenvolvimento do funcionário de acordo com suas necessidades e as
expectativas da empresa.
Recomendações para montar o Onboarding
Para garantir que o processo de onboarding seja
eficaz, é importante seguir algumas boas práticas:
1. Planejamento Personalizado
Cada colaborador é único, e o processo de
onboarding deve ser ajustado às necessidades individuais, funcionários de
diferentes áreas e cargos podem demandar diferentes abordagens, assim, o programa deve ser flexível e adaptável,
proporcionando um acompanhamento personalizado para cada perfil.
2. Envolvimento dos Gestores
A participação dos gestores no processo de
onboarding é fundamental para o sucesso do novo colaborador, os líderes diretos
devem estar envolvidos em todas as fases do processo, desde a preparação para a
chegada do novo funcionário até o fornecimento de feedback constante, um líder
acessível e atento facilita a adaptação do novo colaborador e contribui para um
bom relacionamento profissional.
3. Integração com diferentes áreas
É importante que não somente o Rh e os líderes, mas outras áreas como qualidade, segurança no trabalho e compliance também possam realizar as suas recomendações quanto as suas normas e leis a serem seguidas durante decorrer do desenvolvimento do trabalho do novo colaborador.
4. Uso de Tecnologia
Plataformas digitais podem ser aliadas valiosas
no processo de onboarding, aplicativos e softwares específicos para integração
de novos colaboradores permitem automatizar tarefas burocráticas, acompanhar o
progresso do funcionário e fornecer treinamentos online, além disso, o uso de gamificação
no onboarding pode tornar o processo mais interativo e menos enfadonho.
5. Medir e Ajustar o Processo
É importante que as empresas monitorem o sucesso
do processo de onboarding, coletando feedback dos novos colaboradores e
ajustando as estratégias conforme necessário, isso pode ser feito por meio de
pesquisas de satisfação ou avaliações regulares sobre o desempenho do programa para que com base nesses dados, as empresas podem identificar áreas de melhoria e
continuar otimizando a experiência de integração.
Conclusão
O onboarding é um processo essencial para garantir a adaptação, produtividade e retenção de novos colaboradores ao investir em um programa bem estruturado, as empresas podem garantir que seus novos talentos se sintam acolhidos, entendam suas responsabilidades e contribuam de maneira significativa para o sucesso da organização.
Um bom
processo de onboarding vai além de introduzir novas contratações ao trabalho;
ele estabelece as bases para uma relação de longo prazo baseada em confiança,
engajamento, crescimento mútuo e conseguente sucesso da empresa.