Kanban na Gestão de Empresas: Dica para aplicar essa metodologia do sucesso

O Kanban é uma metodologia de gestão visual que foi desenvolvida na década de 1940 pela Toyota como uma ferramenta de gerenciamento de produção, seu objetivo era otimizar o fluxo de trabalho e eliminar desperdícios no processo produtivo, desde então, o Kanban tem sido amplamente adotado em diversas indústrias e setores, principalmente na gestão de projetos e desenvolvimento de software, devido à sua simplicidade e eficácia.

Entendendo melhor o conceito de Kanban

Kanban é uma palavra japonesa que significa "cartão" ou "sinal visual", a ideia central da metodologia é visualizar o fluxo de trabalho através de cartões que representam tarefas e etapas de um processo, esses cartões são movidos por um quadro (o Kanban board) à medida que as tarefas avançam, proporcionando uma visão clara e compartilhada do andamento das atividades.

A metodologia Kanban é baseada em princípios simples, como:

• Visualização do fluxo de trabalho: Cada tarefa é representada por um cartão, que se move por colunas que representam diferentes fases do processo de trabalho.
• Limitação do trabalho em progresso (WIP - Work in Progress): A limitação do número de tarefas em andamento em cada etapa garante que o trabalho seja realizado de forma eficiente e sem sobrecarga.
• Gestão de fluxo: A meta é garantir que as tarefas fluam continuamente pelo processo, identificando e eliminando gargalos.
• Melhoria contínua: A metodologia Kanban promove a revisão constante do processo, incentivando a otimização e a busca por melhorias.

Benefícios do Kanban na Gestão de Empresas

1. Transparência: O Kanban torna o fluxo de trabalho visível para todos os membros da equipe, o que melhora a comunicação e a colaboração.
2. Flexibilidade: É uma metodologia altamente adaptável que pode ser ajustada para diferentes tipos de processos e equipes.
3. Eficiência: Ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga da equipe, aumentando a eficiência e a produtividade.
4. Melhoria contínua: A natureza iterativa do Kanban incentiva a melhoria constante dos processos, o que resulta em maior qualidade e desempenho ao longo do tempo.
5. Foco no fluxo de trabalho: O Kanban enfatiza a entrega contínua de valor, ajudando a identificar e remover gargalos ou ineficiências.

Dicas para Aplicar o Kanban na Gestão da Empresa

1. Mapeie o Fluxo de Trabalho Atual

O primeiro passo para implementar o Kanban é entender como o trabalho flui atualmente em sua empresa, isso significa mapear as diferentes etapas que uma tarefa passa, desde o momento em que é solicitada até sua conclusão, este mapa pode variar dependendo da equipe ou do departamento, mas deve representar de forma clara o processo de trabalho.

Perguntas importantes para responder durante essa fase:

• Quais são as principais fases do processo?
• Existem etapas que sempre são seguidas, ou o processo é mais flexível?
• Onde ocorrem os gargalos ou os atrasos mais frequentes?

Por exemplo, em uma equipe de marketing, o fluxo de trabalho pode incluir etapas como "Ideação", "Criação de Conteúdo", "Revisão", "Aprovação" e "Publicação". 

Em uma equipe de desenvolvimento de software, as etapas podem ser "Planejamento", "Desenvolvimento", "Testes", "Revisão" e "Implantação".

2. Crie o Quadro Kanban (Kanban Board)

Depois de mapear o fluxo de trabalho, o próximo passo é criar um quadro Kanban, esse quadro será usado para visualizar o progresso das tarefas de forma clara e acessível para todos os membros da equipe.

Um quadro Kanban básico geralmente consiste em colunas que representam as fases do processo de trabalho. Por exemplo:

• A Fazer (Backlog): Tarefas que ainda não foram iniciadas.
• Fazendo: Tarefas que estão sendo trabalhadas no momento.
• Feito: Tarefas que foram finalizadas.

Os cartões no quadro representam as tarefas. Cada cartão pode conter informações como:

• Nome da tarefa
• Responsável
• Data de início e prazo
• Prioridade
• Comentários ou anexos

3. Estabeleça Limites para o Trabalho em Progresso (WIP)

Uma das características mais importantes do Kanban é a limitação do trabalho em progresso (WIP), isso significa que você deve definir um número máximo de tarefas que podem estar em andamento em cada fase do processo ao mesmo tempo.

Por que isso é importante? 

Porque sem essa limitação, é comum que equipes fiquem sobrecarregadas ao tentar realizar muitas tarefas ao mesmo tempo, o que pode resultar em baixa produtividade e qualidade.

Por exemplo, se sua equipe de desenvolvimento tem cinco membros, você pode estabelecer um limite de 5 tarefas na coluna "Em Progresso", isso garante que cada membro da equipe trabalhe em uma tarefa de cada vez, reduzindo a sobrecarga e promovendo um foco maior.

4. Priorize Tarefas

Nem todas as tarefas têm a mesma importância ou urgência. Portanto, é essencial estabelecer uma forma clara de priorizar o trabalho, no quadro Kanban, isso pode ser feito de várias maneiras, como:

• Classificação visual: Usar cores diferentes para indicar a prioridade das tarefas (por exemplo, vermelho para alta prioridade, amarelo para média e verde para baixa).
• Ordem nas colunas: As tarefas mais prioritárias devem ser colocadas no topo de cada coluna, indicando que devem ser feitas antes das outras.

A priorização clara ajuda a equipe a entender quais tarefas devem ser abordadas primeiro e garante que o trabalho mais importante seja concluído dentro dos prazos estabelecidos.

5. Acompanhe e Ajuste o Fluxo de Trabalho

Com o quadro Kanban em uso, o próximo passo é acompanhar o fluxo de trabalho em tempo real, isso envolve observar como as tarefas se movem pelas colunas e identificar possíveis gargalos ou áreas de melhoria.

Se você perceber que muitas tarefas estão paradas em uma coluna específica por muito tempo, pode ser necessário ajustar o processo ou redistribuir os recursos. 

Por exemplo, se as tarefas estão se acumulando na fase de "Revisão", pode ser que sua equipe precise de mais revisores ou que o processo de revisão precise ser simplificado, esse acompanhamento regular permite que a equipe mantenha o fluxo de trabalho contínuo e eficiente, evitando interrupções e atrasos.

6. Implemente a Melhoria Contínua (Kaizen)

Uma das filosofias centrais do Kanban é a melhoria contínua, o objetivo é identificar constantemente oportunidades para otimizar o processo e eliminar desperdícios para implementar a melhoria contínua, é útil realizar reuniões periódicas de revisão com a equipe, nas quais vocês podem discutir o que está funcionando bem e o que pode ser melhorado. 

Algumas perguntas que podem ser feitas durante essas reuniões incluem:

• Alguma tarefa está demorando mais do que o esperado? Por quê?
• Existe algum gargalo no processo?
• Como podemos melhorar o fluxo de trabalho?
• O limite de WIP (limitação do trabalho em progresso) está adequado ou precisa ser ajustado?

Essas revisões regulares ajudam a garantir que o processo de trabalho continue evoluindo e se adaptando às necessidades da equipe e da empresa.

7. Use Ferramentas de Software (opcional)

Embora o quadro Kanban possa ser implementado de forma manual, utilizando um quadro branco e cartões físicos, muitas empresas preferem usar ferramentas de software que facilitam a implementação do Kanban, especialmente em equipes distribuídas ou remotas pois permitem que a equipe colabore de forma mais eficaz, atualize o status das tarefas em tempo real e acompanhe métricas importantes, como tempo de conclusão e taxa de conclusão de tarefas.

Algumas ferramentas populares de Kanban incluem:

• Trello: Uma plataforma simples e intuitiva para organizar tarefas e projetos em um formato de quadro Kanban.
• Jira: Muito utilizado por equipes de desenvolvimento de software, oferece funcionalidades avançadas para acompanhar o progresso das tarefas.
• Asana: Ferramenta de gestão de projetos que também oferece quadros Kanban para visualização de tarefas.

Conclusão

O Kanban é uma metodologia simples, mas poderosa, para melhorar a eficiência e a colaboração dentro de uma empresa, ao aplicar o Kanban, as empresas podem visualizar claramente o fluxo de trabalho, identificar gargalos e melhorar continuamente seus processos. 

Implementar o Kanban é um processo de adaptação, mas com o tempo, sua equipe pode se tornar mais organizada, eficiente e capaz de lidar com os desafios de forma mais proativa e focada.