Guia Prático para Realizar uma Descrição de Cargos na sua Empresa

 

Guia Prático para Realizar uma Descrição de Cargos em uma Empresa

A descrição de cargos é uma ferramenta essencial para qualquer empresa, independentemente de seu porte ou setor de atuação, ela permite esclarecer as expectativas, as responsabilidades e as competências necessárias para cada função, auxiliando tanto na contratação e treinamento quanto na avaliação de desempenho e no desenvolvimento de carreira dos colaboradores.

Neste artigo, você encontrará um guia passo a passo para elaborar uma descrição de cargos eficiente e detalhada, com exemplos práticos para cada etapa, ao final você pode baixar gratuitamente clicando aqui um modelo para começar a fazer a descrição de cargos na sua empresa já.

1. Definir o objetivo da descrição de cargos

Antes de começar a escrever, é importante definir o porquê de elaborar a descrição de cada cargo, pergunte-se: qual é o objetivo específico desse documento? Isso pode variar desde ajudar a contratar novos talentos até melhorar a compreensão interna dos papéis e responsabilidades dos colaboradores.

Ter clareza sobre esse propósito ajuda a orientar a redação e o nível de detalhamento necessário para cada descrição.

Exemplo prático: se o objetivo principal for apoiar o setor de recrutamento e seleção, a descrição do cargo deve ter uma ênfase maior nas qualificações e nas habilidades desejadas para facilitar o processo de escolha de candidatos.

2. Realizar uma análise do cargo

A análise de cargo é o processo de coleta de informações detalhadas sobre as atividades, responsabilidades e requisitos da posição em questão, existem algumas maneiras de realizar essa análise:

• Observação direta: observe o colaborador realizando o trabalho para compreender as tarefas e desafios diários.
• Entrevistas: converse com o colaborador e com seu supervisor para entender as expectativas, metas e as competências exigidas para o cargo.
• Questionários: peça para que o colaborador preencha um questionário que aborde suas atividades diárias, tarefas semanais e habilidades que ele considera necessárias.

A análise de cargo ajuda a definir as atividades reais do cargo, minimizando o risco de criar descrições pouco realistas ou desatualizadas.

Exemplo prático: uma análise do cargo de "Assistente de Recursos Humanos" pode envolver uma entrevista com o assistente e com o gerente de RH para entender o papel de suporte em atividades como triagem de currículos, organização de entrevistas e manutenção de registros dos funcionários.

3. Estruturar o documento de descrição de cargo

Uma descrição de cargo clara e bem estruturada facilita a compreensão para todos os envolvidos, normalmente, um bom documento de descrição de cargo contém as seguintes seções:

1. Título do Cargo: Nome do cargo.
2. Missão do Cargo: Breve descrição sobre a razão de existência do cargo e sua importância para a empresa.
3. Principais Responsabilidades: Lista das principais tarefas e atividades desempenhadas pelo colaborador.
4. Requisitos do Cargo: Experiência, qualificações e habilidades necessárias para a função.
5. Competências Comportamentais: Habilidades pessoais e interpessoais esperadas do ocupante do cargo.
6. Condições de Trabalho: Ambiente e possíveis condições físicas ou psicológicas associadas ao cargo.
7. Salário e Benefícios (opcional): Pode ser adicionado, caso a empresa deseje tornar essas informações públicas.

Exemplo prático: ao descrever o cargo de "Analista de Marketing", a estrutura da descrição pode ser a seguinte:

• Título do Cargo: Analista de Marketing
• Objetivo do Cargo: Desenvolver e executar campanhas de marketing para promover a marca e atrair novos clientes.
• Principais Responsabilidades:
• Planejar e executar campanhas de marketing digital.
• Monitorar e analisar métricas de desempenho das campanhas.
• Coordenar ações de marketing com outros departamentos.
• Requisitos do Cargo: Graduação em Marketing, Publicidade ou áreas correlatas, experiência mínima de dois anos em marketing digital, conhecimento em Google Analytics e SEO.
• Competências Comportamentais: Habilidades de comunicação, criatividade, proatividade e capacidade de trabalho em equipe.
• Condições de Trabalho: Escritório, trabalho em regime híbrido (presencial e remoto).

4. Especificar o título do cargo

O título do cargo deve ser claro e direto, refletindo a função da posição sem exageros ou termos confusos. Evite títulos que possam criar expectativas irreais ou que não sejam compatíveis com as responsabilidades reais do cargo.

Exemplo prático: em vez de nomear um cargo como “Especialista em Soluções de Vendas Corporativas e Relacionamento”, um título mais claro seria “Consultor de Vendas Corporativas”. Isso ajuda a alinhar as expectativas e evitar interpretações equivocadas sobre o cargo.

5. Elaborar missão do cargo

O objetivo do cargo é um resumo breve e objetivo sobre o papel da função dentro da organização. Essa seção deve explicar como o cargo contribui para o sucesso da empresa e quais são as metas primárias associadas à posição.

Exemplo prático: no caso de um “Assistente Administrativo”, o objetivo do cargo poderia ser descrito assim: “Fornecer suporte administrativo para garantir o bom funcionamento das operações do escritório, auxiliando no atendimento telefônico, organização de documentos e suporte aos demais departamentos.”

6. Listar as principais responsabilidades

Esta seção deve detalhar as atividades essenciais que o colaborador deverá realizar. Para facilitar a leitura, as responsabilidades podem ser listadas em formato de tópicos, ordenadas da mais importante para a menos importante.

Exemplo prático: no caso de um “Analista Financeiro”, as principais responsabilidades poderiam ser descritas assim:

• Preparar relatórios financeiros mensais e trimestrais.
• Realizar análises de fluxo de caixa e projeções financeiras.
• Auxiliar na elaboração de orçamentos e no controle de despesas.

7. Definir os requisitos do cargo

Os requisitos do cargo incluem as qualificações mínimas exigidas para que o candidato seja considerado para a função. Isso pode abranger formação acadêmica, experiência prévia, conhecimento técnico e certificações específicas.

Exemplo prático: para o cargo de “Desenvolvedor de Software”, os requisitos poderiam ser:

• Graduação em Ciência da Computação, Engenharia de Software ou áreas relacionadas.
• Experiência mínima de três anos em desenvolvimento com as linguagens de programação Java e Python.
• Conhecimento em metodologias ágeis, como Scrum ou Kanban.

8. Determinar as competências comportamentais

As competências comportamentais ou “soft skills” são habilidades interpessoais que ajudam no desempenho do colaborador no ambiente de trabalho. É importante listar competências específicas que são essenciais para o cargo, como trabalho em equipe, liderança, resiliência e capacidade de adaptação.

Exemplo prático: para um cargo de “Gerente de Projetos”, as competências comportamentais podem incluir:

• Habilidade de liderança e gerenciamento de equipes.
• Facilidade de comunicação e resolução de conflitos.
• Capacidade de organização e gestão de tempo.

9. Descrever as condições de trabalho

Esta seção descreve o ambiente em que o colaborador desempenhará suas funções. É importante incluir informações sobre condições físicas (como trabalhar em pé ou carregar peso) e psicológicas (como lidar com pressão ou trabalhar em ambiente de ritmo acelerado).

Exemplo prático: para um cargo de “Operador de Produção”, as condições de trabalho poderiam ser:

• Trabalhar em turnos, incluindo finais de semana e feriados.
• Ambiente fabril, com exposição a ruídos e temperaturas variadas.
• Necessidade de uso de equipamentos de proteção individual (EPIs).

10. Revisar e validar a descrição com os envolvidos

Após redigir a descrição, revise o documento com os gestores e colaboradores que ocupam ou supervisionam o cargo. A validação é essencial para garantir que a descrição está alinhada com a realidade do cargo e atende às expectativas tanto da empresa quanto dos funcionários.

Exemplo prático: ao revisar a descrição do cargo de “Coordenador de Vendas”, pode-se compartilhar o documento com o gerente de vendas e com os coordenadores para obter feedback e ajustar detalhes, se necessário.

Conclusão

A elaboração de uma descrição de cargos eficiente não é um processo simples, mas é fundamental para o sucesso organizacional, uma boa descrição de cargo é clara, objetiva e específica, refletindo de forma realista as responsabilidades e as qualificações necessárias para a função.

Com um documento bem estruturado, é possível facilitar a seleção de candidatos, apoiar o desenvolvimento dos colaboradores e alinhar expectativas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais produtivo e harmonioso.